Saat vain yhden mahdollisuuden tuoda markkinoille uuden tuotteen, palvelun tai yrityksen – älä siis sössi sitä! Lanseeraukseen liittyy usein kiinteästi lanseeraustilaisuus tai -juhla, ja se määrittelee, millaiseen suuntaan mielikuva uutuudesta ja siihen liittyvästä brändistä lähtee kehittymään. Lanseeraustilaisuuden suunnittelussa on hyvä ottaa huomioon paljon muutakin kuin juhlapaikan sijainti tai lautasliinojen väri. Poimimme alle tärpit, joiden avulla teet lanseeraustilaisuudestasi menestyksen.
Vältä paniikkiratkaisut – suunnittele ajoissa!
Tärkeintä on miettiä lanseeraustilaisuuden kulku, sisältö ja pääviestit. Tämän voit tehdä jo kauan ennen tilaisuutta. Pidä niin suunnitteluprosessin kuin itse tilaisuudenkin aikana kirkkaana mielessäsi, miksi kyseistä tilaisuutta järjestetään ja mitä sillä halutaan viestiä. Sido kaikki tekeminen tähän päämäärään. Jos kyseessä on uuden tuotteen lanseeraus, varmista, että tuote on varmasti viimeisen päälle esittelykunnossa ennen lanseeraustilaisuutta. Esimerkiksi uuden ravintolan tai toimipisteen avaamisen kohdalla on hyvä ottaa huomioon mahdollinen rakentamisen viivästyminen tai muutokset yhteistyökumppaneiden aikatauluissa.
Paneudu kutsuihin
Lanseerauksen onnistumista mitataan sen saaman huomion, lanseerauksen herättämän keskustelun, uusien seuraajien sekä asiakkaiden määrässä. Mieti huolella, ketä sinun kannattaa kutsua. Entä pystytkö samassa tilaisuudessa hallitsemaan sekä vieraat että median? Vai olisiko fiksumpaa järjestää toimittajille oma tilaisuus? Räätälöi medialle joka tapauksessa oma kutsu, jossa keskityt tarjoamaan valmista uutisnäkökulmaa. Median lisäksi vaikuttajat ovat tärkeä kohderyhmä – esimerkiksi bloggaajat, sosiaalisen median vaikuttajat, julkkikset ja alueellisesti vaikutusvaltaiset henkilöt on hyvä kutsua paikalle. Näin varmistat, että lanseerauksesi näkyy ja kuuluu monissa eri kanavissa.
Sujuvuus kaiken a ja o
Pidä huoli, että pysyt aikatauluissa, tarjoilu pelaa ja vieraat kokevat, että heidän viihtyvyytensä on sinulle tärkeää. Huolehdi myös, että henkilökunnallasi on selvät sävelet tilaisuuden kulun suhteen. Mikäli media kutsutaan samaan tilaisuuteen muiden vieraiden kanssa, toimittajille on hyvä järjestää oma tila, jossa esimerkiksi tiedotteet ja kuvat ovat heidän käytössään. Usein toimittajat haluavat tehdä haastatteluja, joten varmista, että oikeat henkilöt ovat saatavilla oikeaan aikaan. Goodybagit ovat oiva tapa muistaa vieraita. Ne sisältävät luonnollisesti ainakin lanseerattavan tuotteen tai muuta brändistäsi tai palvelustasi kertovaa muistijäljen jättäjää. Panosta myös bagin ulkonäköön, sillä kaikki pienetkin yksityiskohdat viestivät brändisi laadusta.
Älä unohda jälkihoitoa
Liian usein lanseerauksen jälkeen hanskat heitetään tiskiin ja odotetaan tilausten saapumista. Muista kiittää vieraitasi jälkikäteen ja erotu massasta persoonallisella tavalla. Voit esimerkiksi lähettää jokaiselle vieraalle heistä tilaisuudessa otetun kuvan tai toimittaa goodybagit vasta jälkikäteen henkilökohtaisen kiitosviestin kera.
Lanseerausjuhlien järjestäjän muistilista – nämä kohdat huomioimalla pääset jo pitkälle!
- Vieras on ykkönen. Suunnittele tilaisuus siten, että osallistuminen on vieraallesi mahdollisimman helppoa. Tilaisuuden pitää olla soljuva kokonaisuus, jossa vieraan ei tarvitse miettiä, mitä tapahtuu tai missä tulisi olla. Muista, että piru asuu yksityiskohdissa. Kun eläydyt ennen tilaisuuden alkua vieraan rooliin ja havaitset jonkin puutteen, korjaa se välittömästi! Viimeistelty tilaisuus huokuu hyvää energiaa, saa vieraasi kokemaan itsensä erityisen tervetulleiksi ja luo wow-elämyksen.
- Kolmen T:n sääntö – Tarkista, tarkista ja tarkista. Vaikka olisit juuri käynyt läpi kutsulistan ja varmistanut cateringin, tee se vielä kerran. Huolehdi, että kaikki tietävät, kuka vastaanottaa vieraan, minne hän voi jättää ulkovaatteensa, miten hänet ohjataan paikalleen ja niin edelleen. Ohjelman nopea kenraaliharjoituskaan ei ole pahitteeksi.
- Tarjoiluista hyvä maku suuhun. Kiinnitä huomiota helppoon syömiseen. Esimerkiksi cocktailpalan päällä less is more, jos et halua nähdä tahriintuneita asuja. Suunnittele menu siten, että erityisruokavaliotkin pystyvät nauttimaan ruoasta ilman ongelmia.
- Testaa tekniikka. Mikään ei pilaa esityksen aloitusta pahemmin kuin videotykki, joka ei toimi tai mikki, joka kiertää. Yhdistä kaikki esitykset samaan tiedostoon. Näin varmistat, että ohjelma ei katkea tietokoneiden vaihdossa tapahtuvan säädön kanssa. Mikäli tila on suurempi kuin tavallinen neukkari ja yleisö on yli 20-henkinen, velvoita puhujat käyttämään mikkiä. Kyse ei ole siitä, etteikö puhujan ääni kantaisi, vaan siitä, että kuulijoille on miellyttävämpää ja antoisampaa kuunnella puhetta, jota ei ole läpi huudettu.
- Auta mediaa työssään. Kun toimittaja tulee tilaisuuteen, hän ei tule paikalle vain viihtyäkseen. Toimittaja on paikalla tekemässä työtään, joten tee hänen työnsä mahdollisimman helpoksi – tarjoa uutisnäkökulmia ja materiaalit valmiina, järjestä haastattelut ja huolehdi lisätoiveista ripeästi. Varmista myös, että tilaisuudessa on valokuvaaja, jonka kuvia toimittajat voivat tarvittaessa käyttää. Mikäli paikalle tullaan tekemään suoraa lähetystä, varmista toimittajalta tai tuottajalta etukäteen, tarvitsevatko he etukäteisjärjestelyitä, kuten pysäköintipaikan, sähkönsyöttöä tai vaikkapa oman nurkkauksen tekniikalle.
- Ota tilanne haltuun! Muista, että olet tilaisuudessa ennen kaikkea isäntä tai emäntä vieraillesi. Kiertele, keskustele ja kuuntele. Sinulla on käsissäsi tuhannen taalan paikka tehdä hyvä vaikutus, parhaiten se onnistuu olemalla aidosti läsnä.
