Mokailusta puhuminen on vaikeaa, vähän noloa. Poskia alkaa punoittaa ja sanat takertuvat kurkkuun. Onnistumisista taas jokainen kertoo mielellään, paljon ja kaikille. Virheet ja stiplut on helpompi siistiä kertomuksesta pois.
Vaikka sanonta kuuluu, että ”moka on lahja”, on yritysmaailmassa aika harva valmis jakamaan matkan varrella vastaan tulleita kupruja. Varsinkin jos haasteet koskettavat yrityksen pyhintä, eli sisäistä viestintää, ajattelee moni johtaja (minä mukaan lukien), että ”kyllähän minun tämä pitäisi osata”. Omassa kotipesässä virheille ei tunnu olevan sijaa.
Olemme Villivisiossa tehneet isoa strategista muutosta viimeisen viiden vuoden aikana. Emme ole ainoastaan muuttaneet liiketoimintamme painopisteitä, vaan olemme myös aktiivisesti lähteneet kehittämään omaa sisäpeliämme – sisäistä viestintää ja koko yrityskulttuuria.
Tämän varmaan jo aavistit: muutos on vaatinut mokailua.
Ja sen sijaan, että jättäisin kertomatta sisäisistä kompasteluistamme, jaan niistä nyt oleellisimmat, oikeat emämokat, juuri sinun kanssasi. Lisäksi kerron, mitä opimme matkan varrella.
Toivon, että mokat oppeineen antavat sinulle hyödyllisiä vinkkejä sisäisen viestinnän kehittämiseen, sillä voittavien brändien rakennus alkaa aina yrityksen sisältä. Teksti on suunnattu erityisesti yrityksen johdolle, sillä vaikka sisäinen viestintä on koko henkilöstön vastuulla, on sen mahdollistaminen aina johdon tehtävä.
Moka #1: Älä osallista
Osallistamisesta on puhuttu pitkään, varsinkin liiketoiminnan ja työyhteisön johtamisen näkökulmasta. Silti moni yritys edelleen keskittää päätöksenteon, isojen linjausten tekemisen ja sen viestimisen ylimmälle johdolle, jonne tärkeä tieto usein jää.
Myös me Villivisiossa toimimme pitkään näin. Vielä seitsemän vuotta sitten elimme aikaa, jossa omistajat ja johtoryhmä vetäytyivät omaan luolaan päättämään ja linjaamaan asioista. Kerran vuodessa puhuimme koko porukalle strategiasta. Tämän jälkeen asiaan ei enää palattu yhdessä, vaan kaikki jatkoi business as usual.
Strategisen muutoksen yhteydessä vaihdoimme lähestymistapaamme ja otimme kaikki villivisiolaiset mukaan strategian, liiketoiminnan ja työyhteisön kehittämiseen. Puhumme nykyään yhdessä usein ja paljon – myös strategisista päätöksistä. Kun olemme lisänneet yhteistä vuorovaikutusta ja jokaisen työntekijän mahdollisuutta vaikuttaa bisnekseen, olemme huomanneet sen tuovan työhön aivan uudenlaista merkityksellisyyttä, tyytyväisyyttä ja ennen kaikkea: aivan loistavia kehitysideoita.
Opit jakoon – osallistava sisäinen viestintä:
- Luo yhteisiä, fasilitoituja foorumeita. Yhdessä keskustelu onnistuu ainoastaan, jos sille on varattu aikaa. On tärkeää luoda tasapuolinen ja osallistava dialogi, mikä onnistuu parhaiten, kun joku suunnittelee ja fasilitoi yhteiset hetket.
- Hyödynnä käsikirjoitusta. ”Mykät linjat” ovat monelle tuttu ilmiö, ja keskusteluun osallistaminen voikin olla etäaikana haastavaa. Juttutuokioita voi aktivoida valmiin käsikirjoituksen avulla ja sopia etukäteen, kuka avaa keskustelun ja kysyy ensin ”tyhmän kysymyksen”. Tämä kannustaa usein muitakin tuomaan äänensä kuuluviin.
- Kaikkia ei voi osallistaa kaikkeen. Vältä infoähkyä. Priorisoi, mihin on tärkeää saada kaikki mukaan ja mitkä päätökset syntyvät selkeästi johdon taholta. Oikea balanssi vaatii harjoittelua.
Moka #2: Tee lennosta
Sorruimme pitkään suunnittelemattomaan, ad hoc -henkiseen sisäiseen viestintään. Avointa keskustelua ja osallistamista oli paljon, mutta törmäsimme usein siihen, että työntekijät kokivat, että asiat jäivät epäselväksi tai olivat itse jääneet luupin ulkopuolelle. Viestinnästämme puuttui punainen lanka, aiheet jäivät vellomaan eikä kukaan lopulta johtanut kokonaisuutta.
Joskus tämä unohtuu myös meiltä viestinnän asiantuntijaltakin: sisäinen viestintä ei ole sattumanvaraista, vaan vaatii hyvää suunnittelua, vastuutusta ja tavoitteita.
Opit jakoon – suunnitelmallinen sisäinen viestintä:
- Rakenna kirkas visio. Mitä olemme tekemässä? Miksi? Mitä kohti olemme menossa? Mitä valintoja olemme tehneet matkan varrelle? Missä onnistuimme – missä emme? Visio ohjaa kaikkea tekemistä ja viestintää.
- Hahmottele tärkeimmät sisäiset sidosryhmäsi. Myös sisäinen viestintä jakautuu eri sidosryhmiin, kuten omistajiin, hallitukseen, omaan henkilökuntaan, asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin. Määrittele, missä järjestyksessä viestitään ja kenelle. Pitääkö jokin ryhmä priorisoida? Onko viesti sama kaikille vai pitääkö sitä varioida? Tähän hyvä työkalu on sidosryhmäanalyysi, esim. power-interest matriisi.
- Dokumentoi fiksusti. Sisäinen viestintä läpäisee koko yritystä. Varmista, että tärkeä tieto on kaikkien saatavilla – järkevässä muodossa ja formaatissa.
Moka #3: Suosi kärkästä keskustelua
Rakentava kritiikki ja eri mieltä oleminen ovat terveen vuorovaikutuksen merkkejä. Joskus tunteet kuitenkin kuumenevat ja suorastaan leimahtavat valloilleen. Näin kävi myös meillä, kun intohimoisesti asiaansa suhtautuvat asiantuntijat ottivat usein tulisesti yhteen.
Kovaa haastamista saatetaan pitää rohkeana ja rehellisenäkin tapana ottaa asioita esille. Pahimmassa tapauksessa kärkäs dialogi luo kuitenkin pelon ilmapiirin ja ruokkii psykologista turvattomuutta. Työpaikalla se ilmenee hiljaisina Teams- ja Slack-linjoina, kun kaikki eivät enää uskalla tai halua osallistua yhteiseen keskusteluun. Räyhäävä taistelutanner ei yleensä houkuta avaamaan suuta.
Myös meillä tulenpalava keskustelukulttuuri rikkoi hetkellisesti vuorovaikutuksemme dynamiikkaa. Meidän piti pysähtyä ongelman äärelle ja miettiä keinot, jolla keskustelu saatiin jälleen oikeille raiteille.
Opit jakoon – turvallinen sisäinen viestintä:
- Luo keskustelulle pelisäännöt. Epäasiallinen käytös ja puhe eivät ole ikinä ok. Asiat voivat riidellä, mutta persoonaan tai henkilökohtaisuuksiin ei saa mennä. Jos näin tapahtuu, siihen on puututtava.
- Käy vaikeat asiat reilusti yhdessä läpi. Usein virheistä ja konfliktitilanteista opitaan eniten yhdessä, kunhan ne käydään reilusti läpi.
- Kuuntele, kuuntele, kuuntele. Kun ihmiset haluavat osallistua, kehittää ja antaa palautetta, niin se on merkki sitoutumisesta yhteiseen hyvään. Vaikka olisit (johtajana) eri mieltä, kuuntele aidosti, mitä sinulle sanotaan. Kaikki viisaus ei asu yhdessä päässä.
PS. Haluaisitko lisää vinkkejä tästä aiheesta? Villivision sisäisen muutosmatkan oppeja löytyy Nina Rinteen tuoreesta teoksesta ”Rohkea organisaatio: turvallinen työyhteisö menestyy”.
