Kaikki yrityksen tekeminen on tavalla tai toisella myös viestintää, sillä viestintä on erityisesti vuoropuhelua ja yhteisen ymmärryksen synnyttämistä. Viestintä on johtamista ja johtaminen on viestintää. Ennen kaikkea on kuitenkin kyse ymmärretyksi tulemisesta. Muutos on pysyvä olotila useimmissa yrityksissä. Miten hyvin toimitusjohtaja tulee ymmärretyksi, kun viestittävää on koko ajan paljon? Tai miten kehityshankkeen pitäisi viestiä, jotta se saisi mahdollisimman monen sitoutumaan hankkeen tavoitteisiin?
Viimeaikaiset tapahtumat mediassa ovat osoittaneet, että yhteistä ymmärrystä on vaikea synnyttää. Esimerkkinä Business Finlandin koronatuki. Olisiko viestintä onnistunut paremmin tavoitteissaan, jos viestinnän hukkaa olisi aktiivisesti pyritty poistamaan heti, kun ajatus koronatuesta syntyi?
Mikä on hukkaa viestinnässä?
Viestinnässä hukkaa syntyy väistämättä aina, koska viestintää tehdään koko ajan ja kaikkialla. Viestinnän johtamisella, monialaisella, useammat näkökulmat huomioivalla viestinnän suunnittelulla ja aktiivisesti ympäristöön reagoimalla hukkaa pystyy kuitenkin merkittävästi vähentämään.
Viestinnän hukkaa ovat esimerkiksi hoitamattomat ristiriitatilanteet, juorut, tahallinen tai tahaton väärinymmärrys ja viestinnän eri ulottuvuuksien liian vähäinen tai vääränlainen käyttö.
Työyhteisöissä on monenlaisia viestijöitä. Viestinnän virtaus katkeaa esimerkiksi johdon, esimiehen tai työntekijän puutteellisiin vuorovaikutustaitoihin. Tälläkin hetkellä heikot vuorovaikutustaidot synnyttävät valtavasti hukkaa yrityksissä.
”Tälläkin hetkellä heikot vuorovaikutustaidot synnyttävät valtavasti hukkaa yrityksissä.”
Mitä on Lean-viestintä ja miten sillä poistetaan viestinnän hukkaa?
Lean-viestintä on Lean-ideologiaan perustuva työskentelytapa, joka pyrkii poistamaan sellaisen viestinnän tekemisen, jonka vaikuttavuus on pieni. Lean-viestinnässä virtauksen kohdetta, esimerkiksi kehityshankkeen, strategian tai brändimuutoksen viestintää johdetaan ja suunnitellaan yhdessä, jolloin ymmärrys viestinnän toimenpiteistä syntyy riittävän laajalla näkökulmalla. Samalla konkreettisia toimenpiteitä on helpompi viedä eteenpäin.
Esimerkiksi yrityksen brändikehitykseen ja asiakaskokemuksen johtamiseen liittyvä muutosviestintä on mahdollista saada lean-viestinnällä virtaamaan paremmin. Tällöin viestinnän teot eivät johda väärinymmärrettyihin viesteihin, näennäiseen osallistamiseen tai muutoksen jalkauttamiseen, vaan tarkoin harkittuihin toimenpiteisiin, joilla pyritään vähentämään viestinnän hukan syntymistä ja kasvamista. Tämä vaatii hukan syntymispisteiden tunnistamista ja niihin rohkeasti tarttumista viestinnällisin keinoin.
”Lean-viestintä vaatii viestinnän hukan syntymispisteiden tunnistamista ja niihin rohkeasti tarttumista.”
Viestinnän entropiasta viestinnän virtaukseen
Mitä Lean-viestintä tarkoittaisi esimerkiksi alussa mainitsemassani Business Finlandin koronatuki-tilanteessa? Viestinnän hukan syntymispisteistä Lean-viestintä olisi varmasti tunnistanut esimerkiksi sen, millaista viestinnän hukkaa lähtee syntymään, kun tukea saavat julkisuudessa entuudestaan olevat henkilöt tai hyvin menestyvät, osinkoa jakavat yritykset tai kun tukea saavia ravintolayrittäjiä oli yrittäjien nimilistassa kovin vähän.
Business Finlandin koronatuki-viestinnässä hukka näkyy nyt vihapuheena somessa, huhuina, vääränä informaationa ja sen korjaamisyrityksinä useissa eri yrityksissä, joissa tällä hetkellä pitäisi pystyä keskittymään enemmän siihen, miten tästä korona-tilanteesta selvitään. Samalla hukka nakertaa brändin arvoa.
Mitä jos koronatuki-prosessi olisikin suunniteltu ja viestitty yhdessä yritysten kanssa, läpinäkyvästi ja julkisesti? Ja Lean-viestinnän työskentelytavan mukaisesti hyvin suunnitellusti, mutta ketterästi.
Viestinnän liian vähäisen ja monialattoman suunnittelun puute näkyy tällä hetkellä kaikkialla viestinnän hukkana. Yrityksen sisältä näitä hukan paikkoja on erityisen hankalaa nähdä. Siksi ulkopuolinen viestinnän kumppani, joka auttaa tunnistamaan hukan syntymispisteet etukäteen, on erityisen tärkeä.
