Viestinnän hukat vaikuttavat yrityksen liiketoimintaan negatiivisesti. Siksi ihmettelenkin, että viestinnän hukkiin ei edelleenkään suhtauduta yhtä suurella intohimolla ja vakavuudella, kuin esimerkiksi yrityksen tuotannossa tapahtuvaan tarpeettomaan varastointiin, ylijäämään tai vikoihin. Syy johtunee varmasti osittain siitä, että viestinnän hukkien tunnistaminen ja korjaaminen ei ole helppoa silloin, kun ei tiedä, mistä lähteä liikkeelle ja miten hukkaa voisi poistaa.
Lean-viestinnän ytimessä on viestinnän virtauksen estävien siilojen tunnistaminen sekä viestinnän johtaminen yhdessä, jolloin laajempi näkökulma saadaan kaikkeen viestinnän ja markkinoinnin tekemiseen. Puhumme siis strategisen markkinoinnin ja viestinnän tekemisestä ja samalla viestinnän hukan vähentämisestä. Olen tunnistanut viestinnässä seitsemän erilaista hukan muotoa, joita Lean-viestintä pyrkii aktiivisesti poistamaan. Ihan kuolemansynneiksi näitä hukkia en tohdi kutsua, mutta vakavasti näihin suhtautuisin. Alla ajatuksiani siitä, mitä viestinnän hukka on ja mitä sille voi tehdä.
Viestinnän seitsemän hukkaa
- Tehty viestintäsuunnitelma, joka ei kaikilta osin kuitenkaan toteudu
- Viestinnälliset teot, joilla ei ole merkitystä ja vaikuttavuutta
- Ymmärrystä ei synny
- Sitoutumista ei tapahdu
- Syntyy väärinymmärryksiä ja someraivoa
- Viestinnällä ei reagoida silloin kun pitäisi, tai sitä ei tehdä riittävän nopeasti
- Sinä itse
1. Tehty viestintäsuunnitelma, joka ei kaikilta osin kuitenkaan toteudu
Yhä edelleen tehdään melko tarkkaankin pilkottuja viestintäsuunnitelmia. Tällaiset suunnitelmat jättävät kuitenkin kovin vähän tilaa ympäristössä tapahtuviin muutoksiin vastaamiseen. Luontainen vaihtelu, jota koko ajan syntyy, vähentää viestintäsuunnitelmaan merkittyjen tekojen vaikuttavuutta, eikä tavoitteisiin siksi päästä. Ja tietysti kaikki se aika, joka on käytetty tietyn, toteutumattoman teon suunnitteluun, on hukkaa. Kun viestintää johdetaan suunnitelmien sijaan päivittyvään tietoon pohjautuvalla datalla ja ympäristön reagointiin vastaamalla, saadaan viestintä ja markkinointi soimaan kauniisti yhteen tavalla, joka tuottaa viestinnän ja markkinoinnin kohderyhmille aitoa arvoa.
2. Viestinnälliset teot, joilla ei ole merkitystä ja vaikuttavuutta
Viestinnän ja markkinoinnin arkipäivää ovat työpöydälle tulevat toiveet blogien sisällöistä tai mainoskampanjoista, joiden merkitystä suuressa kokonaisuudessa on vaikea tunnistaa. Kysy itseltäsi, miten tämä liittyy meidän strategiaamme, miten tämä auttaa asiakasta ostamaan tai miten tämä auttaa meille tärkeän kehityshankkeen etenemistä? Jos et löydä näihin hyvää ja mitattavaa vastausta, olet viestinnän hukan syntypisteen jäljillä.
3. Ymmärrystä ei synny
Viestinnän perimmäinen tarkoitus on synnyttää ymmärrystä. Valitettavan usein viestinnän perustehtävä jää kuitenkin toteutumatta. Miten toimitusjohtajan viesti sisäistettiin organisaatiossasi? Ymmärtääkö työntekijä, mitä yrityksen uusi strategia tarkoittaa aidosti juuri hänelle? Useat organisaatiot tyytyvät tässä kohtaa hoitamaan asioita yhteisellä työpajalla tai kahdella. Mutta tiedätkö oikeasti, miten olette onnistuneet ja miten pystyisitte auttamaan työntekijöitänne innostumaan näiden asioiden äärelle?
4. Sitoutumista ei tapahdu
Parhaiten asiakkaat, työntekijät ja muut yrityksen sidosryhmät sitoutuvat yritykseen ja sen brändiin, kun he osallistuvat esimerkiksi yrityksen kehitystoimintaan. Osallistaminen on yksi oiva keino tässä. Valitettavan usein osallistamista tehdään kuitenkin pistemäisesti, jolloin osallistaminen muuttuu helposti näennäiseksi ja sitoutumista ei tapahdu. Näennäisen osallistaminen vaara vähenee, kun osallistumista aktivoidaan viestinnällä. Onko osallistava viestintä jäänyt tekemättä? Jos, olet löytänyt hukan syntypisteen.
5. Syntyy väärinymmärryksiä ja someraivoa
Pyritäänkö yrityksessäsi jatkuvasti seuraamaan sitä, miten viestisi virtaa ja miten sen virtausta voidaan parantaa? Tunnistatko etukäteen mahdolliset kriisin paikat ja pyritkö poistamaan näitä karikkopaikkoja aktiivisella ja oikea-aikaisella viestinnällä? Lean-viestinnällä tällaisia hukan paikkoja syntyy merkittävästi vähemmän.
6. Viestinnällä ei reagoida silloin kun pitäisi, tai viestintää ei tehdä riittävän nopeasti
Laulaako kilpailija markkinassa kuin seireeni, mutta et itse rohkene vastata tähän laulantaan tai yhtyä mukaan kuorolauluun, vaikka tiedät että pitäisi? Bingo, hukka.
7. Sinä itse
Ihmisillä on tarve saada tietoa. Tämä tarve on inhimillinen ja meissä kaikissa. Millainen ihminen olet itse viestinnän tekijänä ja viestinnän vastaanottajana? Tarkistatko tulkintasi, jos et ole varma, oletko ymmärtänyt kuulemasi oikein? Tiedostatko, että aina, kun puhut henkilöstä, joka ei ole osallisena keskustelussasi, on vaarana, että juoruilet? Jos ihmiset eivät ota vastuuta omasta viestinnästään, viestinnän hukkaa syntyy välittömästi. Miten teillä organisaatiossa käsitellään tätä hukkaa? Annatteko henkilöstöllenne avaimia kasvamaan viestijöinä ja kuuntelijoina? Jos ette, uskon, että olet löytänyt viestinnän hukkapisteistä yhden tärkeimmistä.
Toteuttamalla organisaation viestintää lean-periaatteita noudattaen ja näitä seitsemää hukkaa vähentämällä, synnytät samalla organisaation, joka pystyy tekemään ketterästi yhteistyötä ja viestimään yhdessä strategisesti kohti tavoitteita. Tämä olkoon siis viestinnän bonushukka: Yhteistyö ei ole ketterää eikä tietoa jaeta.
Meidän Villivisiossa kehittämä lean-viestinnän työpaja ja sitä seuraava Suuntaamo työmalli on kehitetty nimenoamaan tähän, jatkuvaan ja aikaan reagoivan, strategisen viestinnän kehittämiseen ja tekemiseen.
