Mediaviestinnän näkyvin ja yleisin muoto on mediatiedote. Isojen uutistapahtumien yhteydessä voidaan järjestää myös mediatilaisuuksia tai muita julkistamistapahtumia.
Mediaviestintä on yrityksille hyvä keino saada näkyvyyttä – ja mediataloille hyvä keino saada kaivattuja uutisaiheita tai näkökulmia ajankohtaisiin aiheisiin. Mediaviestinnän toimenpiteisiin ei kuitenkaan kannata suin päin rynnätä: ensin kannattaa kääntää katse omaan viestintästrategiaan ja -tavoitteisiin – sekä pohtia seuraavia kysymyksiä.
- Miksi median tai ihmisten pitäisi kiinnostua aiheestani?
Pelkkä julkisuuden tavoittelu ei ole syy tehdä mediaviestintää. Toimituksiin sataa päivittäin kymmenittäin tai sadoittain tiedotteita – uutiskynnyksen ylittävät ne, joissa on oikeasti uutisarvoa eli jotain uutta, muuttunutta tai ajankohtaista, ja joka aidosti kiinnostaa laajempaa yleisöä. Kannattaa pohtia, miksi juuri tämä aihe on tärkeä ja kiinnostava, ja miksi juuri nyt?
Mediatiedote ei myöskään ole mainos. Jos tavoitteesi on pelkästään saada lisää asiakkaita, mainostaminen on mediatiedotetta parempi ratkaisu. ”Ei tiedotteista haittaakaan ole” -ajattelu voi pahimmillaan kääntyä itseään vastaan: jos lähetät tiedotteita aiheesta kuin aiheesta harva se päivä, on riski, että viestit ajautuvat toimitusten roskakoreihin myös oikean uutisen kohdalla.
Mediaviestinnälle on myös tärkeää määritellä pidemmän aikavälin suunnitelma. Mediaviestinnän tulisi olla linjassa viestintästrategian kanssa ja tiedotettavien aiheiden pitäisi olla strategiasta johdettuja, poikkeuksena tietysti ajankohtaiset aiheet.
- Pystynkö kertomaan viestittävän aiheen yhdellä lauseella?
Viestittävä aihe ei voi olla liian laaja tai sisältää liikaa erilaisia asioita. Vaikka uutiskärkeä suunnitellaan ja hiotaan vielä tekovaiheessa, on jo aiheen valinnassa syytä pohtia, mitä oikeastaan halutaan kertoa.
Esimerkiksi ”syyskauden/pikkujoulukauden alkaminen” ei ole vielä aihe, mutta se voi olla, jos kerrotaan, miten pikkujoulukausi on muuttunut korona-ajan jälkeen. Mitä enemmän kiinnostavia yksityiskohtia, konkreettisia lukuja tai tilastoja mediatiedotteeseen on saatavilla, sitä lähemmäksi sillä pääsee uutiskynnystä.
Hyvä testi on kokeilla, pystyykö aiheen kuvailemaan helposti yhdellä lauseella.
Esimerkiksi hyviä mediaviestinnän aiheita voisivat olla:
”Tampereelle avautuu uusi hotelli”
”XX kävijämäärät nousivat 40 prosenttia edellisvuodesta”
”Suomalaiselle huippukokille hopeaa MM-kisoista”
“Tamperelaiseen taidetapahtumaan saapuu huippunimiä maailmalta”
Miksi juuri tämä aihe on tärkeä saada esille, ja miksi juuri nyt?
- Kuinka ajankohtainen aiheeni on?
Ajankohtaisiin ilmiöihin tai puheenaiheisiin tarttuvat mediatiedotteet kiinnostavat, koska toimituksissa usein kaivataan erilaisia näkökulmia tuoreeseen asiaan. Media hakee jatkuvasti uusia asiantuntijoita ja näkökulmia – ja usein nopeallakin aikataululla. Tähän kannattaa reagoida ja ajoittaa mediatiedotteet oikein.
Aina viestin ei siis tarvitse olla organisaatiossasi tapahtunut uusi ja ihmeellinen asia, vaan myös kannanotto tai kommentti oman alasi asiantuntijana. Esimerkiksi energiakriisin aikaan uutisoitiin paljon siitä, miten uusi tilanne on eri paikoissa otettu huomioon. Toimittajat saattavat soitella suoraan valittuihin paikkoihin – tai sitten voit julkaista mediatiedotteen, jossa kerrot oman toimialasi käytännöistä.
Vaikka mediaviestintää tehdään suunnitellusti, ei julkisuutta kuitenkaan kannata liikaa pelätä. Median suuntaan aktiivisia asiantuntijoita todennäköisesti hyödynnetään myöhemminkin, kun etsitään sopivia haastateltavia. Ja vaikka media ei heti tarttuisi viestimiisi aiheisiin, ei kannata hätääntyä: joskus tiedotteet voivat poikia myöhemmin esimerkiksi henkilöhaastatteluja – ja sitä kautta näkyvyyttä organisaatiollesi.
Mediaviestintää kannattaa siis tehdä, kun…
- Organisaatiollasi on selvästi jotain uutta ja laajasti kiinnostavaa kerrottavaa, joka olisi tärkeää saada isomman yleisön – tai vaikkapa paikallisten ihmisten – tietoon.
- Toiminnassasi on jotain mielenkiintoista, esimerkiksi jokin ilmiö. Vaikkei se olisi yrityksellesi uutta, se voi olla sitä muille.
- Pystyt tarttumaan ajankohtaiseen puheenaiheeseen ja tuomaan omaa asiantuntijuuttasi esiin sekä olemaan valmis puhumaan medialle aiheesta. Ole avoin ja muista vastata puhelimeen, kun toimittaja soittaa. Usein asiantunteva ja ”helppo haastateltava” otetaan haastatteluun uudestaankin.
- Haluat pysyä mielessä ja olla aktiivinen. Mediaviestintä on muutakin kuin tiedotteiden lähettämistä ja myös oma aktiivisuus esimerkiksi sosiaalisessa mediassa auttaa toimittajia alan asiantuntijoiden etsimisessä. Voit antaa haluamallesi aiheelle kasvot.
Media hakee jatkuvasti uusia asiantuntijoita ja näkökulmia – ja usein nopeallakin aikataululla.
Kannattaa harkita kahdesti, onko mediaviestintä oikea keino, jos…
- Haluat suoraan mainostaa jotain tuotetta tai palvelua
- Kertoa itsestäänselvyyksiä, joissa ei ole mitään uutta
- Et ole valmis antamaan haastattelua tai kertomaan asiasta tarkemmin
- Viestintä ei ole suunniteltua tai liity millään tavalla viestinnän tavoitteisiin
P.S. Kysy mediaviestinnän palveluistamme Annalta
