Ulkopuolinen kriisiviestinnän sparraaja ei usko epätarkkoja sanoituksia

09.04.2020 | Marja Kurkela

Vaikka brändin kriisiviestintä vaikuttaisi ensi silmäyksellä olevan jo särmästi hallussa, ulkopuolinen kumppani auttaa näkemään tarkennusta tarvitsevat kohteet kriisin edetessä. 

Ratkoimme nämä kaksi kokonaisuutta kriisin viestintään ja johtamiseen hienosti valmistautuneen järjestön kanssa:


  1. Otimme asiakkaan vuosia sitten tehdyn kriisiviestintäsuunnitelman suurennuslasin alle
  2. Laadimme kriisin johtoryhmän skenaarioiden perusteella tiedotteet kolmen erilaisen kärjistyneen tilanteen varalle

Tekemisen äärellä käydyt keskustelut auttoivat jo asiakasta nopeasti eteenpäin. Lähtökohtaisesti erittäin hyvään kriisiviestintäsuunnitelmaan teimme mm. seuraavat huomiot

 

Näiden ja muutamien muiden korjausten avulla tämä kriisiviestintäsuunnitelma konkretisoitui astetta käytännöllisemmäksi. Sen pohjalta järjestön toimijoiden on sujuvaa tehdä ohjeistuksia myös paikkakuntakohtaisesti.

Kehotimme myös tilanteen kärjistyessä laatimaan kriisin johtoryhmälle yhteisen sanoituksen juuri siihen tilanteeseen. Näin viesti välittyy kaikkien avainhenkilöiden kautta samanlaisena eteenpäin.

 

Mitä siis teimme?

1. Kriisiviestintäsuunnitelman päivitys 

Sparrasimme tarkentamaan sekä päivittämään suunnitelmaa tähän poikkeukselliseen tilanteeseen. Kriisin pitkittymisen huomioiminen ja esimerkiksi henkilöstön jaksamisen näkökulma korostui kommenteissamme. 

2. Lähetysvalmiiksi kirjoitettu tiedote kirkastaa tilanteen seuraamukset 

Yhtenäistimme asiakkaan eri kohderyhmille laatimat tiedotevedokset kirjoittamalla niihin täysin saman perusviestin. Kaikkien on syytä olla yhteisen tiedon äärellä kriisitilanteessa. Tieto kulkee organisaation sisältä nopeasti ulos etenkin, jos tilanne kärjistyy vakavaksi.

3. Q&A-listat erikseen medialle ja sisäiseen käyttöön

Teimme tiedotteiden rinnalle kaksi erilaista Q&A -listaa. Toinen lista tehtiin median käyttöön suoraan ja toinen valmisteltiin organisaation sisäiseen käyttöön. Sisäinen lista sisälsi myös kertauksen toimintaohjeista median mahdollisen yhteydenoton varalle.

 4. Opimme kriisiviestinnän ja -johtamisen lokikirjasta

Joudumme kaikki toimimaan tässä tilanteessa osittain epävarmuuden ja tuntemattoman edessä, vaikka ennakoimme ja skenaarioimme pahimmankin varalle. Kaiken tekemisen rinnalla on hyvä tässä poikkeuksellisessa tilanteessa pitää tämä muistutus:

Jokaisen kriisin johtamisen ja viestinnän onnistuminen mitataan aina vasta jälkikäteen.

Siksi organisaatioiden ja yksilöiden jatkuvan oppimisen ja oman toiminnan rehellisen tarkastelun merkitys on valtava. Asiakkaan heti kriisin alussa aloittama lokikirja oli tässä tapauksessa myös hyvä materiaalipankki meille, jotta pääsimme nopeasti kärryille siitä, mitä kaikkea on jo tehty ja missä vielä voimme auttaa. 

Poikkeustilaviestinnän lokikirja kannattaakin aloittaa viimeistään nyt, ellei sitä ole vielä tehnyt. Näin oppi myös kertyy organisaatiossa, eikä jää vain yksittäisten henkilöiden osaamisen varaan. Tämä taas osaltaan vahvistaa organisaation kriisinsietokykyä myös mahdollisia henkilöstön sairastumisia vastaan. 

5. Blogisarja mainekriisin ehkäisemiseksi

Tämänkin asiakkaan kanssa päätimme seuraavaksi kirjoittaa muutaman blogin sarjan. Blogijuttujen tarkoituksena on tarjota tietoa eri sidosryhmille ja taklata heidän koko ajan kasvavia tiedon tarpeitaan. Ulkoisen viestinnän merkitys korostuu kriisitilanteessa myös sisäisten kohderyhmien palvelemisen näkökulmasta. Verkkosivujen kävijämäärät ovat kasvaneet näiden viikkojen aikana huimasti tässäkin organisaatiossa. 

 Aika, jossa nyt elämme on jokaiselle organisaatiolle potentiaalinen kriisi maineen ja sitä kautta brändin näkökulmasta. Samalla tarjoutuu mahdollisuus viedä brändi aivan uudelle tasolle. Omaa tekemistä kannattaa hioa ulkopuolisen kumppanin kanssa, jotta niin viestinnän kuin markkinoinninkin toimenpiteet tuottavat toivottua tulosta. 


Olemme mielellämme viestinnän sparrikaverisi tässä tilanteessa!
Ota yhteyttä

Kirjoittaja

Marja Kurkela, viestinnän asiantuntija

Lisää kirjoittajalta:

Tuoreita ajatuksia:

Antakaa mäkin huudan – mäkin olen markkinoinnin kekkeruusi!

Hyvä markkinoinnin tai viestinnän ostaja, säälin sinua. En haluaisi olla saappaissasi. Teet markkinoinnin ja viestinnän työtäsi todennäköisesti siiloutuneessa organisaatiossa ja supistetulla budjetilla. Sinun pitää valita, mitä tekemistä keskität talon sisälle omalle tiimillesi ja missä hyödynnät ulkoa ostettua osaamista. Voi olla jopa niin, että hallinnoit inhouse-tiimisi lisäksi isoa kumppaniverkostoa.

13.05.2020 Brändi · Strategia ·

Viestinnällä tuotetaan paljon hukkaa, poista se Lean-viestinnällä

Yrityksissä viestitään paljon monella eri tasolla. Usein tästä viestinnästä syntyy viestinnän hukkaa, joka estää tai hidastaa viestin perillemenoa.

07.05.2020 Brändi · Viestintä ·

Ulkopuolinen kriisiviestinnän sparraaja ei usko epätarkkoja sanoituksia

Brändin kriisiviestintä vaatii tilanteen pitkittyessä ulkopuolisen sparraajan, joka auttaa huomaamaan tarkennusta tarvitsevat kohdat kriisiviestintäsuunnitelmasta.

09.04.2020 Brändi · Markkinointiviestintä · Viestintä ·