Monen yrityksen arki voi tuntua rullaavan mukavasti vailla viestintästrategiaa ja -suunnitelmaa. Jossain vaiheessa tulee kuitenkin tilanteita, joissa viestit eivät tavoita kohderyhmäänsä, yhtiön toiminnan merkitystä ei ymmärretä tai vaikkapa vuosien työn tuloksena syntynyt innovaatio jää vaille huomiota. Herääkin kysymys, voitko olla varma siitä, että yrityksellesi tärkeä asiakas, rahoittaja tai tavarantoimittaja tietää yrityksesi olemassaolosta?
Viestintä on vaikuttamista, ja tuloksien saavuttaminen vaatii pitkäjänteisyyttä. Viestintä ei ole aina yhtä näkyvää kuin vaikkapa mainonta, vaan sillä tehdään töitä esiripun takana: luodaan työyhteisölle toimintaedellytyksiä, rakennetaan vahvoja sidosryhmä- ja yhteiskuntasuhteita sekä vakuutetaan niin mahdolliset rahoittajat kuin potentiaaliset asiakkaatkin – mediaa unohtamatta.
Jo uuden yrityksenkin on viestittävä heti syntymästään lähtien, ja sitä on jatkettava läpi koko yrityksen elinkaaren. Jatkuvalla viestinnällä oikeutetaan organisaation olemassaolo sekä luodaan mainetta ja tunnettuutta.
Mikäli viestintää ei ole otettu organisaatiossa riittävästi huomioon, sen toiminta voi törmätä moniin sudenkuoppiin, jotka olisivat olleet ratkaistavissa suunnitelmallisella ja tavoitteellisella viestinnällä. Tällaisia ongelmia voivat olla vaikkapa haasteet uuden tuotteen lanseerauksessa tai tarpeeton kitka muutostilanteissa. Ajan tasalla oleva viestintästrategia ei yksin ratkaise ongelmia, mutta se mahdollistaa tehokkaan viestinnän, joka edesauttaa saavuttamaan asetettuja tavoitteita.
Hyvin laadittu viestintästrategia auttaa arjessa
Viestintästrategia on työkalu, joka perustuu yrityksen liiketoimintasuunnitelmaan. Sen laatiminen voi tuntua haastavalta ponnistukselta, mutta hyvin laadittu viestintästrategia pitää pääviestit kirkkaana, auttaa priorisoimaan viestintää ja muistuttaa myös keskeisistä kohderyhmistä.
Yksinkertaistaen viestintästrategiassa määritellään ne viestinnän toimenpiteet, joiden avulla voidaan ylittää yrityksen toimintaan liittyviä haasteita ja saavuttaa sen toiminnalle asetettuja tavoitteita. Liiketoiminnan painopisteiden muuttuessa on myös hyvä tarkistaa viestintästrategiaa, jotta myös viestinnän painotukset ovat linjassa yrityksen toiminnan kanssa.
Viestintästrategia jalkautetaan arjen tekemiseksi viestintäsuunnitelman avulla. Siinä missä viestintästrategia maalaa isoa kuvaa, viestintäsuunnitelma aikatauluttaa ja resursoi viestinnän toimenpiteet. Viestintäsuunnitelma asettaa välietappeja viestintästrategian toteutumiselle ja auttaa mittaamaan viestinnän tuloksia suhteessa liiketoiminnan tavoitteisiin.
Kartoita viestinnän nykytilanne yrityksessäsi
Vastasitpa yrityksen liiketoiminnasta, viestinnästä tai markkinoinnista, voit seuraavien kysymysten kautta pohtia viestinnän nykytilannetta. Vastauksesi antavat hyvän kuvan siitä, millaisia viestinnällisiä haasteita yritykselläsi on ja ne toimivat pohjustuksena viestintästrategiatyölle.
- Mitkä ovat suurimmat haasteet yrityksesi viestinnässä? Mikä toimii ja mikä ei? Mihin pitäisi saada parannusta?
- Mitkä ovat yrityksesi tärkeimmät tavoitteet, ja miten ne painottuvat juuri nyt? Millaisilla viestinnän toimenpiteillä tällä hetkellä pyritään edistämään liiketoiminnan tavoitteiden toteutumista?
- Mitkä ovat yrityksesi tärkeimpiä vahvuusalueita? Mitä yrityksesi tekee selkeästi paremmin kuin muut toimialalla? Missä olisi petrattavaa?
- Millaisia sidosryhmiä yritykselläsi on? Miten keskeisillä sidosryhmille viestitään, ja millaisia kanavia viestintään hyödynnetään?
- Mitkä sidosryhmät ovat yrityksellesi haasteellisia? Mikä oma arviosi siitä, miksi nämä sidosryhmät eivät toimi toivotulla tavalla?
- Millaista viestiä yrityksestäsi halutaan vahvistaa tietyissä sidosryhmissä? Millaisia reaktioita tai toimintaa haluaisitte saavuttaa keskeisissä kohderyhmissä?
